home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc_acct1 / pc-acct.doc < prev    next >
Text File  |  1985-10-14  |  32KB  |  939 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                           PCAccountant
  22.  
  23.               a Public Domain Program by PC-Squared
  24.  
  25.                    (C) Copyright by PC-Squared
  26.  
  27.              << Documentation & Operating Manual >>
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                            PC-Squared
  39.                           P.O. Box 1610
  40.                       Morgan Hill, CA 95037
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.                           << LICENSE >>
  48.  
  49. This  program can be freely copied and distributed so long as  no 
  50. consideration is given other than specified in this document. The 
  51. user  of this program which finds that it is of value to  him/her 
  52. should  consider  making  a  donation  to  PC-Squared.  See  this 
  53. document for more information about becoming a registered owner.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59. I. Introduction
  60.  
  61.      PCAccountant  is a series of programs which allows a user to 
  62. maintain a personal bookkeeping record.  While designed for  home 
  63. use, the system can be used for a small business.
  64.  
  65.      As  they are developed,  additional modules will be added to 
  66. the PCAccountant Library. These will expand the usefulness of the 
  67. entire  system.  The  first of these will  be  PCCheck.  This  is 
  68. currently under development and will be released soon. PCCheck is 
  69. a  check  writing  and  management module  which  will  not  only 
  70. interface directly with PCAccountant, but also print your checks.
  71.  
  72.  
  73.  
  74.      This system was written on a COMPAQ PLUS running PC-DOS  2.1 
  75. and has been tested by the authors on a Corona and an IBM PC.
  76.  
  77.      The programs are compiled BASIC using Microsoft Basic.
  78.  
  79.      All  disk  files are random files in an effort  to  increase 
  80. speed. As transactions are entered they are placed in a temporary 
  81. file  and are only added to the year-to-date files when the month 
  82. is  closed.  This speeds the correction time necessary  when  you 
  83. have made a error or wish to reverse a transaction. The number of 
  84. transactions  in  a  given month is only restricted by  the  disk 
  85. space available.
  86.  
  87.      The system contains the following programs:
  88.  
  89. PCACTSU.EXE  - This  program provides information to  the  system 
  90. such as your name and the disk drive which will contain the  data 
  91. used  by  the  system.  THIS  PROGRAM  MUST  BE  RUN  BEFORE  ANY 
  92. PROCESSING  IS  DONE.  NOTE:  Running this program will ZERO  all 
  93. variables and counters maintained by the system.  You should only 
  94. run this ONCE unless you want to start over.
  95.  
  96. PC-ACCT.EXE  - This is the system booting program.  It checks  to 
  97. insure  that you have prepared the system properly before loading 
  98. PCACCT.EXE.
  99.  
  100. PCACCT.EXE - This is the main program. All other programs (except 
  101. the  above one) are driven from this program.  
  102.  
  103. PCACTAC.EXE - This program is called by PCACCT and allows you  to 
  104. define, change, delete, and print/display a Chart of Accounts.
  105. <Called by selecting option 2 from the menu in PCACCT>
  106.  
  107. PCTRAN.EXE - This program is also called by PCACCT and allows you 
  108. to enter,  change,  delete,  and print/display transactions.  You 
  109. also  use  this program to enter Auto Journal Entries  which  you 
  110. want  the  system to post automatically every month.  <Called  by 
  111. selecting option 1 from the menu in PCACCT>
  112.  
  113. BUDGET.EXE  - This program is called by selecting option  B  from 
  114. the  menu  in PCACCT.  It allows you to enter budget figures  for 
  115. every active account.  In several of the listing produced by  the 
  116. system, the actual amounts are compared with budget amounts.
  117.  
  118.      All other processing is done within the PCACCT program.
  119.  
  120.  
  121.      Data files which are used by the system are as follows:
  122. All  data files MUST reside on the disk which you specify in  the 
  123. set-up  program  EXCEPT the file called  PCACTPW.DAT.  This  MUST 
  124. reside  on  the disk containing the programs.  If you  want,  all 
  125. files and programs can co-exist on the same disk.  Programs  MUST 
  126. reside on the default drive.
  127.  
  128. Filename            Record Len     Contains
  129. ----------------------------------------------------------------
  130. PCACTPW.DAT         69 Bytes       Counters & General Info
  131. PCACCT.DAT          42             Chart of Account Data
  132. PCTRAN.DAT          51             Transaction Data
  133. PCAJOR.DAT          51             Auto Journal Trans. Data
  134. YTDAMT.DAT          120            Year-To-Date Accumlative Data
  135. BUDGET.DAT          120            Budgeted Amounts
  136. PCACCT.KEY          10             Key file for PCACCT.DAT
  137.  
  138.  
  139.  
  140. GENERAL DESCRIPTION
  141.  
  142.      The  system  provides  a means to maintain data  and  to  do 
  143. calculations  based  on the financial matters of a  household  or 
  144. small  business.  It  is designed for the  'non-accountant'  type 
  145. person.   You   are  required  to  have  only  basic  bookkeeping 
  146. knowledge.
  147.  
  148.      The  system  allows  you  to  design  your  own  'Chart   of 
  149. Accounts'. The Chart of Accounts is the basis for maintaining the 
  150. data (See Section III.).
  151.  
  152.      PCAccountant  also  allows you to enter budget  figures  for 
  153. each  account  and compares actual to budgeted in  two  different 
  154. reports.
  155.  
  156.      Transactions  are  entered  on  an 'as  they  occur'  basis, 
  157. however,  transactions  which occur every month,  and  which  are 
  158. identical every month, may be entered once using the Auto-Journal 
  159. Transaction  function.  The  AJ  function can be  used  for  such 
  160. transactions as rent, mortgage payments, and the like.
  161.  
  162.      The  system forces you to enter two account numbers for each 
  163. transaction.  One  '+  Account',  to  which  the  amount  of  the 
  164. transaction is added,  and one '- Account',  which the amount  is 
  165. subtracted from.
  166.  
  167.      As  stated  before,  as transactions are entered,  they  are 
  168. placed in a temporary file (PCTRAN.DAT), and are not added to the 
  169. Year-to-Date  file  until  the  close  of  the  month.  This  way 
  170. corrections  are  simplified.  All calculations are done  as  the 
  171. reports are being printed.
  172.  
  173.      At  the  end  of  every  month  you  must  do   End-of-Month 
  174. processing to close the month. Make certain that you have printed 
  175. all the reports which you want,  as when you close the month, all 
  176. transaction detail is deleted (except for AJ transactions).
  177.  
  178.      Closing  the year totals all of the accounts and places them 
  179. in  a prior year file.  This way the system can  compare  current 
  180. year to prior year.  Closing the year also zeros all current year 
  181. data files and counters.
  182.  
  183.      Five separate analytical reports are provided by the system. 
  184. These  are  description more fully later.  Each  report  provides 
  185. slightly  different information either on a monthly data basis or 
  186. on an accumulative year basis.  Two of the reports compare actual 
  187. to budgeted figures.
  188.  
  189.      For  maximum flexibility all reports,  except  two,  can  be 
  190. displayed  or  printed.  All,  except  the  two,  are  80  column 
  191. printouts. The two exceptions require a 132 column printer.
  192.  
  193.  
  194. II. Installation
  195.  
  196.      A.  On a Floppy Disk System.  Place DOS on a newly formatted 
  197. disk  and copy all PCAccountant programs onto it.  Format another 
  198. disk for use as the data disk. Label both.
  199.           
  200.      B.  On  a Hard Disk System.  Copy all PCAccountant  programs 
  201. onto  the  hard disk.  If you wish to keep the data on  a  floppy 
  202. disk, go ahead and format one and label it.
  203.  
  204.      From this time forward we will take for granted that if  you 
  205. use  a  floppy disk for your data files you have placed the  data 
  206. disk in the proper drive.  The data disk MUST be inserted  BEFORE 
  207. you run ANY program - including the set-up program.
  208.  
  209.      Run  the set-up program by typing PCACTSU.  A screen will be 
  210. displayed asking you for the following data:
  211.    
  212. NOTE: Every screen which displays the data field limited by ']' & 
  213. '["  are auto-ending.  This means that if you fill the field  the 
  214. system  will automatically go to the next data element.  The only 
  215. time you need to hit RETURN is when you fail to fill the field.
  216.  
  217. Also ALL command require that you only press the proper key  - NO 
  218. <RETURN> is required.
  219.  
  220.  
  221.      NAME  - This  is the name associated  with  the  accounting, 
  222. i.e., THE SMITH HOUSEHOLD.
  223.  
  224.